三、版記部分格式
公文版記部分格式主要包括：
1、主題詞
2、抄送機(jī)關(guān)
3、印發(fā)說(shuō)明
版記部分格式
一主題詞
主題詞由反映文件內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成， 作公文主題檢索使用，標(biāo)注在
發(fā)文機(jī)關(guān)落款的左下方。主題詞一般是在本系統(tǒng)或本單位所編制的主題詞表中選取，詞與詞
之間空一個(gè)字的位置。正式文件均應(yīng)標(biāo)注主題詞。主題詞的個(gè)數(shù)一般不限，但最多不超過(guò)７
個(gè)，其前后排列次序可根據(jù)需要有次序地排列。
版記部分格式
二抄送（含抄報(bào)、抄發(fā)）機(jī)關(guān)
用以標(biāo)明需要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)名稱(chēng)。標(biāo)注在主題詞橫格線(xiàn)之下左側(cè)頂格處，注明抄
送或抄報(bào)、抄發(fā)，之后加冒號(hào)，后面以機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系及其他邏輯關(guān)系，標(biāo)注抄
送機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，對(duì)同級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)用“抄送”，
對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)用“抄發(fā)”。
版記部分格式
三印發(fā)說(shuō)明
又叫“印制版記”
，標(biāo)明公文印發(fā)部門(mén)名稱(chēng)、印發(fā)日期。印發(fā)部門(mén)名稱(chēng)和日期置于文件
末頁(yè)下端。
公文格式其它要求
一公文用紙規(guī)格
國(guó)內(nèi)公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型紙（長(zhǎng)２９７ 毫米×寬２１０毫米）。
二書(shū)寫(xiě)形式
公文中所涉及的文字符號(hào)一律采用從上至下、自左向右的橫寫(xiě)橫排的形式，正文文字每
行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等，字距、行距以便利閱讀和莊重為原則，盡量做到勻稱(chēng)、整齊。
正文中數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)時(shí)，可用如下標(biāo)識(shí)方法：
第一層：一、二、三、四……
第二層：
（一）（二）（三）（四）……
第三層：１、２、３、４……
第四層：
（１）（２）（３）（４）……
（三）常用的主要公文種類(lèi)
1、決定
（1）功能
適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)
不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
（2）分類(lèi)
A.法規(guī)政策性決定。
如《關(guān)于懲治虛開(kāi)、偽造和非法出售增值稅專(zhuān)用發(fā)票犯罪的決定》
B.重要事項(xiàng)的決定。
如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)同人民群眾聯(lián)系的決定》
C.獎(jiǎng)懲決定。
如《國(guó)務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號(hào)”事故的決定》
2．通告
（1）功能
適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)
（3）分類(lèi)
法規(guī)性通告
知照性通告
通告不寫(xiě)抬頭，無(wú)主送單位。
通告與公告的區(qū)別
內(nèi)容重要性不同
對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同
發(fā)布范圍有所不同
3．通知
（1） 功能
適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦
理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。
（2） 分類(lèi)
a.發(fā)布指示的通知
b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種本資.料來(lái)源于貴-大_在_線(xiàn) WWW.ｇZU521.NET 中沒(méi)有條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、方案等文種，
所以在發(fā)布這類(lèi)規(guī)章性文件時(shí)，都要用通知，也就是加一個(gè)文件頭。
如人事部關(guān)于印發(fā)《人事?tīng)?zhēng)議處理辦案規(guī)則》和《人事?tīng)?zhēng)議仲裁員管理辦法》的通知
被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。
c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知
d.曉諭性通知
e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）
4．通報(bào)
（1）功能
適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
（2）分類(lèi)
表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡＋先進(jìn)事跡意義＋表彰決定＋希望號(hào)召
批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)＋錯(cuò)誤性質(zhì)分析＋ 懲罰措施＋提出希望要求
情況通報(bào)：緣由目的＋情況信息＋希望要求
5．意見(jiàn)
（1）功能
適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
（2）分類(lèi)
規(guī)劃性意見(jiàn)
實(shí)施意見(jiàn)
具體工作意見(jiàn)
6.批復(fù)
（1）功能
適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)
與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見(jiàn)
如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù)》
主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)
以上6 種為下行文。
7．報(bào)告
（1）功能
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)。
（2）類(lèi)型
a、工作報(bào)告
b、情況報(bào)告
c、建議報(bào)告
d、答復(fù)報(bào)告
e、報(bào)送報(bào)告
8、請(qǐng)示
（1）功能
運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)
（2）應(yīng)用范圍
a、遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示
b、處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)
c、遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助
d、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答
e、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分岐，要上級(jí)仲裁
f、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作
（3）分類(lèi)
a、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示
b、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示
主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式
只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人
不得越級(jí)
請(qǐng)示，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話(huà)
常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等）
以上兩種為上行文
9.函
（1） 功能
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
（2） 分類(lèi)
a. 公函和便函b. 發(fā)函和復(fù)函
函是平行文，寫(xiě)法特別要注意用語(yǔ)分寸。
10．會(huì)議紀(jì)要
（1）功能
適用記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
（2）分類(lèi)
a. 決策型
b. 交流型
c. 研討型