第二講
九、公文的格式
（二）公文格式
公文的格式可以分成：公文的眉首、主體、版記三部分。
公文的基本樣式
0000001
機密★一年
特急
□□□文件
×發(fā)[×××] ××號
關于××××工作的通知
各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
………………………………………………………........…..…………………………
………………………………… …………………………………………………..
……..……………………………………………………….....…..…………………………
………………………………
公文基本格式（第二頁）
……..……………………………………………………….....…..…………………………
………………………………………..……………………………………………………….....…
…………………………………………
附件： 1．……………
2．……………
（蓋�。�
二OO 四年×月×日
主題詞：××××××
抄送：……………，……………，……………。………………… 市

人事局辦公室
眉首部分格式
眉首即文件頭，包括：
1、公文份數(shù)序號
2、秘密等級
3、緊急程度
4、發(fā)文機關標識
5、發(fā)文字號
6、簽發(fā)人
7、橫隔線
眉首部分格式
2004 年×月×日印發(fā)
一公文份數(shù)序號亦稱公文份號，是指根據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。
一般秘密文件才加順序號。份數(shù)序號，一般由六位阿拉伯數(shù)字組成，標識在公文首頁版心左
上角第１行，如果數(shù)字不足規(guī)定位數(shù)的，前面用“Ｏ”（零）補齊。
眉首部分格式
二秘密等級需要保密的公文，應根據(jù)保密程度注明密級。密級分為絕密、機密、
秘密三種。用３號黑體字，頂格標識在版心右上角第１行，兩字之間空１字。也有的標于標
題的左上角份數(shù)序號之下。同一機關發(fā)出的文件秘密等級標注位置要一致。
眉首部分格式
三緊急程度是對文件送達和辦理速度的要求。緊急公文應分別注明“特急”或“急
件”字樣，用３號黑體字，標注在秘密等級之下。
眉首部分格式
四發(fā)文機關標識又稱版頭。是公文制發(fā)機關的標記。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡
稱加“文件”二字組成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。發(fā)文機關標識一
般使用小標宋體字，用紅色標識，人們常把法定公文稱為“紅頭文件”，居中印在文件首頁
上端。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為２５ｍｍ。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌
定，但最大不能等于或大于２２ｍｍ×１５ｍｍ。若幾個機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。
發(fā)文機關標識的主要作用是：強調(diào)公文法定作者的歸屬，喚起受文者對公文權威性的警覺。
眉首部分格式
五發(fā)文字號發(fā)文字號是一個機關同一年度制發(fā)公文的順序號。簡稱“文號”。位于
文件頭的正下方。它是由發(fā)文機關代字，資:料;來/源,于ＧＺＵ５２１貴:大;在,線 http://Ｇzｕ５２1.NEt年份和順序號三個部分組成，如中共中央２００４
年發(fā)的第10 號文件， 其文號應寫成“中發(fā)［２００４］１０號”。遼寧省教育委員會２００
４年所發(fā)的第一號文件的發(fā)文字號，可寫成“遼教字［２００４］１號”。發(fā)文字號應在發(fā)
文機關標識下空２行，用３號仿宋體字，居中排布。
眉首部分格式
六簽發(fā)人供上行文用，標注在發(fā)文字號右側，書寫“簽發(fā)人”和簽發(fā)者姓名，是
表示公文生效并對公文內(nèi)容鄭重負責的一個標志。簽發(fā)人用３號仿宋體字，后標全角冒號，
冒號后用３號楷體字標識簽發(fā)人姓名。
眉首部分格式
七橫隔線橫隔線也稱紅色反線。在發(fā)文字號之下４ｍｍ處。與版心等寬，用于隔
開文頭和正文。
公文主體部分格式
公文的主體部分包括：
1、文件標題
2、主送機關
3、正文
4、附件
5、發(fā)文機關
6、成文日期
7、公文生效標識
8、附注
公文主體部分格式
一文件標題
標題用于提示公文的主要內(nèi)容，是公文主旨的高度概括。公文標題的制作有三種情況：
1．最基本的標題形式是“三項式”標題。即由發(fā)文機關、事由、文種三部分構成。如：
“國務院關于頒發(fā)《會計人員職權條例》的通知”。
2．“兩項式”標題�；蛴墒掠�、文種兩部分構成，如：“關于赴×××省旅游局學習考，
察的函”；或由發(fā)文機關和文種兩部分構成，如“北京市人民政府令”“中華人民共和國主席令”。
3．只以文種為標題。這種寫法往往用于公開張貼的文告，如《通告》、《公告》等。
擬定公文標題時需注意：
1．標題起提示作用，應準確、簡要、概括。
2．避免層層套轉。
3．標題中，除批轉的法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
4．標題可分一行或多行居中書寫，人名、地名不能分割成兩行表示。
5．公文標題應在紅色反線下空２行，用２號小標宋體字排布。
標題的擬定中，常犯的有三種毛�。�
1．三要素不全。有的正式文件只有“通知”二字，缺事由，使人一接到文件不知是什么事。
2．事由中沒事。例如，一女營業(yè)員在下班時拾到一黑色手包，交該營業(yè)所保衛(wèi)部門后，
查包內(nèi)有支票兩張、人民幣三萬元，后全部還給失主，受到表揚。但該營業(yè)所的上級在發(fā)通
報時，標題為“ 關于××拾金不昧的通報”，事由模糊，原標題若改為“關于表彰××拾到
巨款交還失主事跡的通報”為好。
3．語言啰嗦。主要是寫事由沒有抓住主要內(nèi)容，把涉及的事項全放在標題中，使標題
冗長、繁瑣，不能使人一眼看到文件的實質(zhì)。
公文主體部分格式
二主送機關
主送機關，指發(fā)文機關要求對所發(fā)公文內(nèi)容進行答復或處理的對方機關，也稱“受文機
關”。寫在標題之下空１行處，靠左頂格用３號仿宋體字書寫，后加冒號。
公文主體部分格式
三正文
是公文的主體和核心，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機關之下，成文日期之上。每一
段首行一律空兩個字書寫，回行時頂格書寫。
公文主體部分格式
四附件
是正文的補充材料或參考材料。是公文的重要組成部分。
常見的附件有兩類：一類是發(fā)布令和發(fā)布通知等發(fā)布、印發(fā)、轉發(fā)、批轉的公文。附件
實質(zhì)上是主件、而形式上的主件實際上只起報送、發(fā)布、按語、轉發(fā)、函告作用。另一類是
對正文的補充、說明或是正文的參考材料。常見的有：圖表、統(tǒng)計表、憑據(jù)等。
公文若帶有附件，應在正文之下左空２字用３號仿宋體字標注“附件”，然后按順序完
整地寫明附件的名稱，如不是一件，要在前面標上序號，最后把附件與主件裝訂在一起。注
意：不是所有的公文都有附件。
公文主體部分格式
五發(fā)文機關
公文的發(fā)文機關又稱落款， 是公文的法定作者。在正文之后偏右處，應用機關全稱或規(guī)
范化簡稱。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，應將主辦機關排列在前。以領導人的名義發(fā)文，應在領導人
的名義前冠以職務名稱。
公文主體部分格式
六成文日期
是公文生效和查考的依據(jù)。位于發(fā)文機關名稱之下，會議紀要、決定、決議等不標注主
送機關的公文，成文日期可用括號標注于標題下方居中位置。成文日期要書寫完整，不得用
阿拉伯數(shù)字，需用漢字書寫“０”。
公文主體部分格式
七公文生效標識
是公文制發(fā)機關對公文生效負責的憑證，即機關印章。要蓋在機關名稱和成文日期上，
做到上不壓正文、下要騎年蓋月。以印章的下部邊緣壓蓋發(fā)文日期，一般以壓蓋４－７個字為準。
公文主體部分格式
八附注
位于成文日期的左下方，主題詞之上。用以說明公文中在其他地方不便說明的各種事項，
如需要加以解釋的名詞術語或用于表示公文的傳達范圍、使用方法等內(nèi)容。比如“此件發(fā)至
縣團級”、“此件發(fā)至各街道、鄉(xiāng)”。用３號仿宋體字，居左空２字加圓括號標識。